「常勤換算方法」とは、非常勤の従業者について「事業所の従業者の勤務延時間数を当該事業所において常勤の従業者が勤務すべき時間数で除することにより、常勤の従業者の員数に換算する方法です。
つまり、非常勤職員の勤務時間をすべて足し、常勤職員が勤務したとして何人になるかを計算する、というものです。
介護事業では、人員配置基準によって職種毎の必要人数が定められています。また、サービス提供加算チェックの要件にも用いられます。こういった場面で職員の人数を数えるために使うのが「常勤換算」です。
今回の記事では、皆様の関心事「常勤換算とは？」「計算方法は？」「勤務形態一覧表と一緒に自動で出せるのか？」について、わかりやすく紹介していきます！ ✊
まずは、「常勤」とは何か？
「常勤」とは、「事業所で定められている正社員（フルタイム）が働く所定労働時間（例えば、1日8時間・週40時間）に達している職員」のことです。
※常勤職員の1日あたりの勤務時間は雇用契約で定めています。
つまり、1週間で最大40時間働くと「フルタイム＝常勤」ということになります。
たとえ、非正規雇用のパートタイム契約でも、事業所で定める常勤の勤務時間（1週間に最大40時間）に達していれば「常勤」となります。
では、「常勤」と「非常勤」の違いはなんでしょうか？
就業規則などに定められた事業所の所定労働時間と、雇用契約などで定めた職員の労働時間が同じことを「常勤」、それより少ないことを「非常勤」といいます。
常勤換算とは？
常勤換算とは、事業所の全従業員の労働時間を常勤の人が何人働いているかに換算する方法です。
次の式で計算されます。
常勤換算人数＝「常勤職員の人数」＋「非常勤職員の勤務時間÷常勤職員が勤務すべき時間」
※小数点第2位以下は切り捨て
・1人の職員が常勤換算1を超えることはありません。・非常勤職員が常勤職員なみに残業をおこなっても、超えている時間は常勤換算には含みません。
具体的な常勤換算の計算方法
では、実際に常勤換算を計算してみましょう！
上の表に基づき、以下それぞれの常勤換算後の人数を計算してみます。
◼機能訓練指導員
- 赤井花子は「常勤・兼務」なので、常勤職員が勤務すべき時間（4週160時間）で割り、小数点第2位を切り捨てる
120時間 ÷ 160時間 ＝ 0.75・・・≒ 0.7人 - 山田太郎は「常勤・専従」なので、1.0人
- 上記を足して、0.7人 ＋ 1.0人 ＝ 1.7人 ・・・①
◼介護職員
- 福祉次郎は、4週の合計が144時間だが、「常勤・専従」なので、1.0人
- 名古屋春子・愛知夏子は「非常勤・専従」なので、2人の勤務時間を合計した結果を、常勤職員が勤務すべき時間（4週160時間）で割り、小数点第2位を切り捨てる
（40時間＋39時間）÷ 160時間 ＝ 0.493… ・・・≒ 0.4人 - 上記を足して、1.0人 ＋ 0.4人 ＝ 1.4人 ・・・②
◼看護職員
- 東京秋子は、4週の合計が144時間だが、「常勤・専従」なので、1.0人
- 大阪冬子は「非常勤・専従」なので、常勤職員が勤務すべき時間（4週160時間）で割り、小数点第2位を切り捨てる
80時間 ÷ 160時間 ＝ 0.5人 - 上記を足して、1.0人 ＋ 0.5人 ＝ 1.5人 ・・・③
有給休暇・出張の場合はどうなる？
有給休暇と出張の扱い方は、常勤社員と非常勤社員とで異なります。
常勤職員の場合は、有給休暇と出張の場合も勤務時間に含まれます。
非常勤職員の場合は、休暇や出張など、本来の業務に携わっていない場合は、常勤換算上の勤務時間に含みません。
育児休暇・時短勤務の職員はどうなる？
常勤換算は、「実際に仕事に従事している時間」を計算するものです。
育児休暇などその期間が1ヶ月を超える場合は、勤務していないものとして扱います。
育児休業明けで短時間勤務の常勤職員も、常勤換算では、非常勤職員と同じく、実際に勤務した時間で計算します。
介護特化の勤怠管理システム『ケアズ・コネクト』
介護では、他の職種と比べてもシフト作成に、より多くの時間がかかります。
そのうえ、常勤換算数の算出や行政に提出する勤務形態一覧表など、準備するものがとても多いです。
そこで、シフト表を作成するだけで、常勤換算も対応された勤務形態一覧表を自動出力できる介護向けの勤怠管理システム『ケアズ・コネクト』をご紹介します！
ケアズ・コネクトは、介護の複雑な働き方（16時間夜勤やドライバー1日2勤務、複数事業所 / 職務兼務）に対応しています。
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