【令和3年版 徹底解説】従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表のポイント!介護勤務表の共通化へ一歩!

従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表とは、介護保険法に基づく各種サービスについて、人員配置基準が満たされているかを確認するため、その算出に必要となる数値記載された一覧を表します。

 

「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」(以下、勤務形態一覧表)の書き方で困っていらっしゃる事業所さん、
多くいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では「勤務形態一覧表」の書き方などを含め、一気にご紹介したいと思います!

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従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表とは?

「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」は、介護保険法に基づく各種サービスについて、人員配置基準が満たされているかを確認するため、
その算出に必要となる数値(例:常勤職員の勤務すべき時間数、利用者数・入所者数等)が記載された一覧を表します。

作成が必要となるタイミング

勤務形態一覧表は
・介護事業所の指定申請や指定更新、変更届などの申請書類
・定期的に行政から行われる「実地指導」
・加算等に関する届出
などで必要となる書式です。

開業時や、指定届けの更新時に必要となることは、皆さんもご存知のところと思いますが、その他のタイミングはいかがでしょうか?

あるべき姿としては、勤務形態一覧表は適切な人員配置が行えているかを把握するために「毎月」作成されるべきと考えられます。
毎月作成されている状態を保つことにより、いつ実施されるか分からない「実地指導」が開催される場合においても、慌てることなく様式を提出することが可能となります。

フォーマット(様式)は全国統一へ!

勤務形態一覧表のフォーマットについては、令和2年3月31日と同年9月30日、更に令和3年30日に厚生労働省から推奨フォーマットが提案されています。

(令和2年3月31日付)
「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の参考様式の取扱いについて

(令和2年9月30日付)
「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の参考様式の取扱いについて(その2)

(令和3年3月30日付)
「介護保険最新情報Vol.956 指定居宅サービス事業所、介護保険施設、指定介護予防サービス事業所、指定地域密着型サービス事業所、指定地域密着型介護予防サービス事業所及び指定居宅介護支援事業所の指定に関する様式例について(その2)」

この厚労省の提案により、全国の行政機関が「統一フォーマット」へ向かうと考えられていますが、
変更のスピード感は、それぞれ異なるものと考えられますので、現時点で使用されるべきフォーマットについては、各窓口へお問い合わせください。

様式に記載すべき内容

様式内に記載が必要となる事項については、
「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の参考様式の取扱いについて(その2)
内の「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の参考様式見直しの基本的な考え方へ以下のように記載されています。

  • 指定・許可にあたっての人員配置基準を満たすことを一覧で確認できるものとする。
  • 人員数の算出にあたり必要な数値(例:常勤職員の勤務すべき時間数、利用者数・入所者数等)が含まれた一覧とする。
  • 同一の様式を実地指導における勤務実績の確認等にも流用できるよう、勤務時間を記載する期間は、4 週間ではなく1か月(暦月)とする。

また、その様式のフォーマットについては、エクセルを基本としており、

  • 入力の利便性を確保する。
  • これらの数値はサービス種別毎に異なるため、サービス種別毎に様式例を示す。

といった内容も記載されています。

サービス種別ごとの様式を確認する

それでは実際の様式について、令和3年3月31日に公示された、サービス種別ごとのフォーマットをご覧いただきたいと思います。フォーマットはこちらからもダウンロードが可能です

   参考様式1-1 勤務表 訪問介護
   参考様式1-2 勤務表 訪問入浴介護
   参考様式1-3 勤務表 訪問看護
   参考様式1-4 勤務表 通所介護
   参考様式1-5 勤務表 通所リハビリテーション
   参考様式1-6 勤務表 特定施設入居者生活介護
   参考様式1-7 勤務表 福祉用具貸与・特定福祉用具販売
   参考様式1-8 勤務表 介護老人福祉施設・短期入所生活介護
   参考様式1-9 勤務表 介護老人保健施設・短期入所療養介護
   参考様式1-10 勤務表 介護療養型医療施設・短期入所療養介護
   参考様式1-11 勤務表 介護医療院
   参考様式1-12 勤務表 汎用
   従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表の必要項目一覧(施設・居宅)

ご参考:2020年9月30日付けで公示された、サービス種別ごとのフォーマットは

   訪問介護
   訪問入浴介護
   訪問看護
   訪問リハビリテーション
   居宅療養管理指導(療養管理)
   通所介護(デイサービス)
   通所リハビリテーション(デイケア)
   特定施設入居者生活介護(特定施設)
   福祉用具貸与・特定福祉用具販売
   定期巡回・随時対応型訪問介護看護
   夜間対応型訪問介護
   地域密着型通所介護
   療養通所介護
   認知症対応型通所介護(認知症デイサービス)
   小規模多機能型居宅介護(小規模多機能)
   認知症対応型共同生活介護(グループホーム)
   看護小規模多機能型居宅介護(看多機)
   居宅介護支援
   介護老人福祉施設(特別養護老人ホーム)・短期入所生活介護
   介護老人保健施設・短期入所療養介護
   介護療養型医療施設・短期入所療養介護
   介護医療院

参考:テンプレートダウンロード元

記載が必要な大分類は3つ!

勤務形態一覧表に入力すべき内容はサービス種別ごと様々ですが、大きく整理をすると

  • 事業所の「概要」
  • スタッフ別に「日々の勤務情報」を詳細に記載する
  • スタッフが保有する資格別等の「集計結果」を記載する

の3つと考えられます

 

「勤務形態一覧表」入力内容の3分類

 

1つ目の概要は、事業所名やサービス種別、常勤従業者が勤務すべき時間数、ご利用者定員数など、ある程度定型化された「毎月変動要素の少ない項目」と考えられます。
ですので、一度作成をしてしまえば、翌月以降も使いまわしができそうです。

2つ目は、勤務形態一覧表の中で最も入力が難しい「日々の勤怠状況のまとめ」です。
こちらについては、大切なポイントとなりますので、改めて後述します。

3つ目は「集計」ですね。集計は、2つ目の「日々の勤怠」がうまくデータ化できていると比較的作成しやすい内容になりますが、こちらも後述します。

「日々の勤怠情報」を記載する

全ての様式において、入力データの中心となるのがこの「日々の勤怠情報」です。
具体的にどのような入力が義務付けられているか、表にまとめました。
(クリックして拡大して御覧ください)

 

勤務形態一覧表サービス種別/様式ごとに入力が必要な勤怠情報

 

表内の右側が「日々の勤怠情報」として、記載が必要な項目になりますが、この表を更に大きなサービスの形態ごとに整理すると「訪問・デイやケアマネ・施設系」の3種類に分類することができます。

#シフト記号(全サービス)
「早1」や「日2」などのシフト時間を表現する記号。

#勤務時間数(訪問 / デイ・ケアマネ)
1日の勤務時間。休憩時間は含まない。

#サービス提供時間内の勤務時間数(デイ・ケアマネ)
上述「勤務時間数」のうち、サービス提供時間内の時間。

#日中の勤務時間数(施設)
5:00〜22:00の勤務時間数。

#夜間時間帯の勤務時間数(施設)
22:00〜翌朝5時の勤務時間数。
労働基準法では夜間時間帯の定めはありませんが、一般的には「22:00~翌朝5:00」までを指します。

こんな場合どうする?

勤務形態一覧表、訪問介護や1日2勤務の場合はどうなる?

訪問介護での”サービス提供責任者”の配置基準をおさらい!

 その他、お知りになりたい内容ございましたら、この後に表示されますコメント欄にお書き頂ければ、厚労省等へ問い合わせを行い、改めてブログ記事としてご案内させていただきます!

ここも大変!資格や職務別に集計結果を記載。

資格や職種別に集計が必要となってくる

  • サービス提供時間内の勤務延時間数(資格や職務別)
  • 1日の職種別人員内訳(資格や職務別)
  • 介護職員のサービス提供時間
  • 確保すべき介護職員の勤務時間数
  • 介護従業者(看護職員を含む)の日中の勤務時間の合計
  • 看護職員の日中の勤務時間の合計
  • 介護従業者(看護職員を含む)の夜間・深夜の勤務時間の合計

など、普段作っているシフト表とは別に、この勤務形態一覧表を作成していくのは大きな負担となります。

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手間のかかる勤務形態一覧表ですが、事前設定をした上でシフト表を作成し、タイムカード打刻をすることで、自動生成することが可能です!

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