はじめに
介護事業所の運営を行う上で、シフト表は日々の業務の中心的な役割を果たしています。シフト表は、どのスタッフが、いつ、どこで、どのような業務を担当するかを管理するための重要なツールです。介護サービスの質を維持し、利用者に適切なケアを提供するためには、シフト表の作成と管理が非常に重要です。シフト表が適切に運用されていれば、スタッフの労働環境が安定し、介護サービスの質も向上します。介護シフトの管理の中でも、特に「訪問介護」のように移動や個別ケアが求められるケースではさらなる工夫が必要です。
この記事では、介護事業所におけるシフト表の作成方法、効率的な運用方法、施設介護、訪問介護シフト管理のコツについて紹介します。また、シフト表の作成でよくある問題点とその解決策についても解説していきます。
介護事業におけるシフト表の課題
介護事業所でシフト表を作成・管理する際には、さまざまな課題が存在します。シフト表の作成には、スタッフの勤務状況に配慮するだけでなく、法的に定められた人員配置基準を遵守する必要があります。これは、施設が適切な介護サービスを提供するために、介護保険法に基づいて必須となる条件です。
さらに、スタッフが過度な負担を感じることなく業務を遂行できるよう、労働基準法や人員配置基準を考慮した労働時間管理が必要です。また、スタッフのスケジュールに柔軟に対応しながらも、シフト表が法令に準拠しているかどうかも慎重に確認する必要があります。
労働時間の管理
介護業界では、特に施設系で夜勤や長時間勤務が避けられない状況が多く見られます。しかしながら、法的な労働時間規制や休憩時間の確保は守る義務はあり、その上で介護保険法に基づく人員配置基準を遵守しなければなりません。これらを守らない場合、スタッフの健康に悪影響を及ぼすだけでなく、事業所が法律違反として罰則を受ける可能性もあります。
スタッフのスケジュール調整（希望休暇）
介護事業所のシフト作成では、スタッフそれぞれのスケジュールや希望休を尊重したいところです。しかし、それと同時に、法的な人員配置基準を満たす必要があるため、事業所全体のニーズを見据えたバランスの取れたシフトを作成しなければなりません。たとえば、介護施設では、要介護者に対して法定の介護職員数を常に確保する必要があります。特定の時間帯に人員が不足しないよう、事業所全体の運営を考慮した計画が不可欠です。
さらに、スタッフが急な家庭の事情や体調不良などでシフトを変更しなければならない場合もありますが、そのような突発的な変更であっても、配置基準を満たさなければなりません。
夜勤や特別シフトの調整
夜勤や特別なシフトを組む際には、通常のシフト以上に慎重な計画が必要です。夜勤は特にスタッフにとって体力的・精神的な負担が大きいため、無理のないスケジュールを作成し、人員配置基準に沿った人員配置が重要です。
例えば、夜勤シフトでは、スタッフが連続して夜勤に入らないようにスケジュールを調整し、夜勤明けには十分な休息時間を設けることが求められます。また、夜勤時間帯においても、法律で定められた最低限のスタッフ人数を確保する必要があり、シフト表作成時にはこれらの要件を満たしているか確認する必要があります。
特養や老健など施設系シフト表の作成方法
特別養護老人ホーム（特養）や介護老人保健施設（老健）のシフト表を作成する際は、介護保険法に基づく「人員配置基準」を満たすことが求められます。この基準を遵守しつつ、効率的なシフト表を作成するためには、以下のステップに沿って進めると効果的です。本記事では、特養のシフト表を例に記載していますが、特養と老健のシフト検討時の違いについては、「特養と老健のシフトの違い」でご紹介します。
シフト作成のステップ
施設の人員配置基準を確認
まず、特養の人員配置基準を確認することが最も重要です。特養の場合、以下の基準が一般的です。
- 介護職員：入居者3人に対して1人以上の割合で配置が必要（3:1の基準）。
- 看護職員：常勤換算で、入居者10人に対して1人以上の看護職員を配置する必要があります。
これらの基準は、24時間体制で運用される特養では、夜勤や早番・遅番の交代勤務にも適用されるため、適切に人員を配置しなければなりません。
スタッフのスケジュールと希望を収集
次に、スタッフの勤務希望を集めます。特養はシフト制の勤務であり、スタッフごとに希望の勤務時間や休日が異なることが多いため、事前にその情報を確認することが重要です。特に、夜勤を担当できるスタッフが限られている場合や、育児や介護などの家庭事情により、特定の勤務時間帯が難しい場合があります。
各勤務時間帯の必要人員数を設定
特養の業務は、早番、日勤、遅番、夜勤の4つの時間帯で分かれることが一般的です。それぞれの勤務帯において、次の点を考慮して必要な人員数を設定します。
- 早番（朝のケア、起床支援などが中心）：利用者が多くの支援を必要とするため、十分な介護職員が必要です。
- 日勤（日中のケアや食事、リハビリの提供）：最も多くの業務が発生するため、基準以上の人員が必要な場合もあります。
- 遅番（夕方から夜のケア、就寝支援）：夜勤前のケアも含むため、一定の人員を配置する必要があります。
- 夜勤（夜間の見守りと緊急対応）：少人数での対応が一般的ですが、配置基準を満たすことが重要です。特養の夜勤は通常1〜2名程度が担当しますが、施設の規模によっては増員が必要になることもあります。
勤務表のシミュレーションを行う
次に、各勤務帯ごとにスタッフを割り当てた暫定的なシフト表を作成し、現場運営ニーズや人員配置基準を満たしているかを確認します。この段階でシフト表を調整し、バランスを取ることが必要ですが、特に以下の点に注意します。
- 休息時間の確保：労働基準法に基づき、スタッフに適切な休息時間を確保します。夜勤後は十分な休息を取らせ、連続勤務が発生しないように調整します。
- 交代勤務のバランス：夜勤や早番・遅番が特定のスタッフに偏らないよう、全体のバランスを取ります。これにより、スタッフの負担が均等に配分されます。
- 希望の考慮：可能な限りスタッフの希望に沿った勤務を割り当てることで、モチベーションを維持し、業務の効率化を図ります。
シフト表の最終確認とフィードバック
シフト表が完成したら、チームリーダーや管理者と共有し、問題がないか確認します。この際、特に以下の点をチェックします。
- 人員配置基準を満たしているか
- スタッフの過度な労働が発生していないか
- スタッフ間での不公平がないか
- 夜勤や休日勤務のバランスが取れているか
フィードバックを受けた後、最終的な調整を行い、正式なシフト表として確定し、チームメンバーに配布します。
シフト表の柔軟な見直し
シフト表の運用が始まった後でも、利用者やスタッフの希望・状況に応じて、シフト表は見直す必要が出てきます。シフトの変更が必要な場合や、予想外の状況が発生した場合には、迅速に対応できる準備が必要です。急遽変更となった場合「今日のシフトは回るのか？」といった観点でシフトを見てしまうことで、人員配置基準をおろそかにしてしまう状況が往々にしてあるようです。欠員状態でシフトが運営されない為には、チームメンバーでの相互扶助の精神が大切になりますので、日頃から「困ったときはお互い様」と支え合いができるチームワークは欠かせません。
シフト管理ツールの活用
シフト表の作成には、エクセルやシフト管理を備えた勤怠管理システムを利用することで、効率化を図ることができます。特に特養のような大規模な施設では、勤怠管理システムの導入が効果的です。勤怠管理システムでは、シフト管理をはじめタイムカード、残業申請から勤務集計までをワンストップで実現できます。また最近では、勤務形態一覧表の自動作成に対応した勤怠管理システムもあります。
特養と老健のシフトの違い
特別養護老人ホーム（特養）と介護老人保健施設（老健）のシフト作成においては、施設の目的や提供するケアの違いに基づいた考え方の違いがあります。両者は介護施設ですが、対象者や提供されるサービス、滞在期間などが異なるため、シフト作成においてもいくつかの違いが存在します。
特養と老健の主な違い
特別養護老人ホーム（特養）:
- 対象者：主に要介護度が高く、長期的に介護を必要とする高齢者が入居。
- 目的：利用者が終身で生活するための介護を提供し、生活支援を重視。
- 滞在期間：長期的。
- ケアの内容：日常生活全般の支援、介助（食事、入浴、排泄など）。医療対応は最低限。
介護老人保健施設（老健）:
- 対象者：退院後にリハビリを必要とする高齢者、あるいは在宅復帰を目指す高齢者。
- 目的：利用者が在宅復帰できるよう、リハビリテーションと医療的ケアを重視。
- 滞在期間：短期～中期（数か月）。
- ケアの内容：リハビリテーションや医療的なケアが中心。生活支援も行うが、リハビリが主眼。
シフト作成における違い
ケアの目的とニーズの違い
- 特養: 長期利用者に対して、日常生活全般の支援が必要です。そのため、スタッフは日常的な介護業務（食事介助、入浴介助、排泄介助など）に重点を置き、シフト作成の際には、日中や夜間における介護業務の量を考慮する必要があります。また、要介護度の高い利用者が多いため、より多くの介護職員を必要とする場合があります。
- 老健: 老健ではリハビリテーションが重要な役割を担っています。特養に比べて医師やリハビリ職（理学療法士や作業療法士）などが関与するため、これらのスタッフをシフトに組み込む必要があります。リハビリのスケジュールや医療的ケアの時間を中心にシフトを組み立てることが必要です。また、老健は在宅復帰を目指す短期入所者が多いため、入退所に伴う業務も頻繁に発生し、これに対応するためのシフト調整が必要です。
医療ケアの違い
- 特養: 特養では、医療的ケアは必要最小限です。そのため、介護職員や看護師の配置に重点が置かれ、医師の常駐は通常必要ありません。介護業務を中心にシフトが構成されます。夜間は少人数の介護職員と看護師で対応することが多く、緊急時に備えてオンコール体制が整えられています。
- 老健: 老健では、医療ケアの提供が大きな役割を果たします。医師が常勤し、看護師やリハビリ職員と連携しながら、利用者の健康状態を管理します。シフト作成時には、医師や看護師、リハビリ職員の勤務時間を含め、医療的な対応が途切れないようにする必要があります。また、看護師の配置人数は特養よりも多くなる傾向があります。
リハビリスタッフの配置
- 特養: リハビリが必要な利用者もいますが、特養ではリハビリスタッフが常駐しているわけではありません。必要に応じてリハビリテーションが行われますが、日常的な介護が中心です。リハビリ職員をシフトに組み込む必要はそれほど大きくありません。
- 老健: 老健ではリハビリが中心的なサービスであり、理学療法士や作業療法士がシフトに含まれます。彼らの勤務時間は日中が主であり、リハビリの計画に基づいてシフトを作成する必要があります。リハビリの時間帯に合わせて、介護職員と看護師のシフトも調整します。
短期入所者と長期入所者の違い
- 特養: 特養の利用者はほとんどが長期入所であるため、日常的なケアが中心となります。シフト作成時には、利用者の生活リズムを把握し、それに合わせたシフトを組むことが重要です。入所者が安定しているため、急激なシフト変更は少ない傾向にあります。
- 老健: 老健は短期入所が基本であり、入退所の頻度が高いため、シフト表もそれに対応できる柔軟性が求められます。入退所の手続きや新規入所者への対応が日常業務に含まれるため、これをカバーできるようなシフト構成が必要です。
夜勤の違い
- 特養: 長期利用者が生活する特養では、夜間の見守りや緊急対応が重要です。夜勤スタッフの配置は、各施設の規模や利用者数に応じて決まりますが、比較的少人数での対応が一般的です。夜勤では、安否確認や緊急時の対応が主な業務となります。
- 老健: 老健でも夜勤がありますが、特養に比べて短期滞在者が多く、医療ケアが求められる場合があるため、夜勤中も医療的な対応が求められることがあります。そのため、看護師の夜勤配置や、医師との連携が重要となり、特養よりも医療面での対応を重視したシフト配置が必要です。
シフト作成における共通点
両施設ともに、以下の点では共通しています。
- 法的な人員配置基準の遵守：特養も老健も、介護保険法に基づく人員配置基準を守らなければなりません。介護職員や看護職員の人数、夜勤スタッフの配置について法的な要件を満たす必要があります。
- スタッフの希望と業務のバランス： 両施設とも、スタッフの希望を考慮しつつ、利用者のニーズに合わせたシフト作成が重要です。過度な勤務や連続勤務を避け、スタッフのモチベーションを維持するための配慮が求められます。
- シフト表の柔軟な見直し：シフトは一度作成したら終わりではなく、柔軟に見直し、入居者の変化やスタッフの状況に合わせて柔軟に対応する必要があります。
特養と老健のシフト作成の考え方には、施設の目的や利用者のケアニーズに基づく違いがあります。特養では長期的な日常生活支援が中心であるのに対し、老健では短期的なリハビリテーションと医療ケアが重要視されます。このため、特養は日常生活の支援に重点を置いたシフト作成が必要であり、老健ではリハビリスタッフや医療職員のスケジュールを考慮したシフト作成が求められます。
それぞれの施設の特性を理解し、利用者とスタッフのニーズをバランスよく反映したシフト作成を行うことが、質の高い介護サービスの提供とスタッフの働きやすさを両立させる鍵となります。
訪問介護（看護）に特化したシフト管理のポイント
訪問介護は、特に移動時間や利用者の個別ケアに合わせたシフト管理が必要となる分野です。このため、他の介護事業所とは異なるシフト作成のポイントがあります。
訪問介護シフトの特殊性
訪問介護では、スタッフが複数の利用者の自宅を訪問するため、移動時間を考慮したスケジュール作成が求められます。移動にかかる時間や交通手段を事前に把握し、それに基づいて合理的なシフトを作成することが必要です。また、利用者ごとのケアプランもシフトに反映させる必要があります。利用者が必要とするケアの時間帯や内容に応じて、最適なスタッフを配置することが重要です。
スタッフ間のコミュニケーション
訪問介護シフトを運用する際、突発的な変更や緊急の対応が発生することが少なくありません。こうした場合に、迅速なコミュニケーションが取れる仕組みが求められます。例えば、シフトを含む勤怠管理システムやチャットツールを活用することで、スタッフ同士がスムーズに連絡を取り合い、シフト変更にも迅速に対応できるようにすることが重要です。
シフト表の効率的な作成を支えるツール
効率的なシフト表の作成には、専用の勤怠管理システムやエクセルテンプレートを活用することが有効です。これにより、手作業によるシフト作成の負担を軽減し、正確かつ迅速にシフトを調整できます。
エクセルを活用したシフト管理
多くの介護事業所では、エクセルを使ってシフト表を作成しています。エクセルには柔軟なカスタマイズが可能であり、事業所ごとのニーズに合わせたテンプレートを作成できるのが利点です。また、条件付き書式や関数を使うことで、シフトの重複を防いだり、スタッフの勤務時間を自動的に集計したりすることが可能です。特に予算の限られた事業所にとって、エクセルは手軽かつ効果的なシフト管理ツールです。
ただし、エクセルの使用には限界もあり、スタッフ数が多い場合や頻繁なシフト変更が必要な場合には、エクセルだけでは管理が難しくなることもあります。このような場合には、介護向けのシフトを作成できる勤怠管理システムの導入を検討することが推奨されます。
介護向け勤怠管理システムの利用
勤怠管理システムでは、より効率的なシフト作成・勤怠管理が可能です。また、変更されたシフト内容を、全スタッフがリアルタイムで確認ができるため、急な変更にも対応しやすくなります。勤怠管理システムにはシフトだけを作成できるものから、勤務集計まで自動化できるシステムまで、様々な選択肢があるため、事業所の規模やニーズに合わせたツールを選ぶことが重要です。例えば、小規模な事業所であれば、エクセルテンプレートでも十分な場合がありますが、大規模な施設や訪問介護事業所では、より高度な勤怠管理システムを導入することで、効率的な運用が可能になります。
介護事業所の皆さんが勤怠管理システムを検討される際は、介護に特化した勤怠管理システムを選択されることをお勧めします。介護事業の運営には16時間夜勤や、ドライバーさんなどの１日２勤務や、職務兼務、複数のシフト表への勤務など、複雑な勤怠管理が求められます。これらは一般業界向けの勤怠管理では不要な機能となるため、勤怠管理システムを選定される際には、念頭にいれておきたい考え方となります。
シフト表作成の失敗事例とその解決策
シフト表の作成にはさまざまな課題が伴い、うまく機能しないこともあります。ここでは、よくある失敗事例とその解決策について説明します。
よくある失敗例
- 人員過不足：シフト表を作成する際、必要なスタッフ数が正確に反映されていないと、現場でスタッフが不足するか、逆に過剰な人員配置になることがあります。これは、スタッフの負担を増加させるだけでなく、介護サービスの質低下にもつながります。
- シフトの重複：シフト表を手作業で作成している場合、スタッフが同じ時間帯に複数の業務に割り当てられてしまうことがあります。これにより、業務がスムーズに進まない原因となり、利用者へのケアが遅れる可能性があります。
- 無理なシフト割り当て：休息時間や連続勤務の制限を無視したシフト表は、スタッフの健康に悪影響を及ぼし、離職率の増加にもつながります。また、無理なシフト割り当てが続くと、スタッフのモチベーションも低下します。
解決策
これらの失敗を防ぐためには、シフト表作成時に以下の点に注意することが重要です。
- 事前の調整と確認：シフト表を作成する前に、各スタッフの希望や勤務可能な時間帯を事前に確認し、スケジュールの調整を行うことが必要です。特に、過去の勤務状況を確認し、連続勤務や休息の確保を意識したスケジュールを組むことが大切です。
- ツールの活用：勤怠管理システムやエクセルの自動計算機能を活用することで、シフト表作成の精度を高めることができます。これにより、シフトの重複や人員過不足を防ぎ、スタッフの負担を軽減することができます。
- 柔軟な見直し：シフト表は一度作成したら終わりではなく、運用状況に応じて柔軟に見直す必要があります。シフトの調整がうまく機能しているか、スタッフの負担が偏っていないかを確認し、必要に応じて修正を行うことが大切です。
まとめ
介護事業におけるシフト表は、スタッフの働きやすさと介護サービスの質を維持するための重要なツールです。効率的なシフト管理は、スタッフの負担を軽減し、利用者へのサービスの質を向上させるだけでなく、スタッフの離職を防ぎ、長期的な事業運営の安定にも寄与します。
シフト表を作成する際には、法的な労働時間の制約やスタッフの希望、介護現場のニーズをバランスよく反映させることが重要です。また、訪問介護など特定の分野においては、移動時間や利用者のスケジュールを考慮した柔軟なシフト管理が求められます。
さらに、シフト表作成の効率化には、エクセルテンプレートやシフト作成を含む勤怠管理システムを活用することが効果的です。これにより、シフト作成の精度が向上し、スタッフ間の調整や急な変更にも柔軟に対応できるようになります。
今後も技術革新に伴い、AIや自動化を活用したシフト管理が進化していくことで、介護事業所のシフト表運用がますます効率化され、スタッフの負担軽減とサービス向上が期待されます。シフト表の作成と管理を適切に行うことで、スタッフと利用者双方にとってより良い介護環境を築いていくことが可能です。
