導入事例
グランデージ和泉

2022年6月、勤怠ライトプランで導入。
勤怠パック＋基本パックに加え、グループウェアも追加で導入しています。

グランデージ和泉で使用している介護記録システム「ファーストケア」のメニューに「ケアズ・コネクト」へアクセスするボタンが表示されたことがきっかけでした。

ケアズ・コネクトのことをホームページで調べ「面白い仕組みがあるんだな」というのが第一印象です。
グランデージ和泉で解決していきたかった課題が1つのシステムに統合されていて、将来的に使えそうな機能も散見され、すぐに30日間の無料体験を登録しました。

まずはシフト作成ですが、事前に各スタッフからスマートフォンで希望休暇を申請してもらっています。
その希望を見ながらシフト表を作成します。

タイムカードは顔認証を使っています。事務所の中にタイムカード専用のタブレットを設置し、出退勤時には事務所内で打刻をしてもらっています。

その他は必要な残業申請やタイムカードの打刻忘れなどもスマートフォンから行ってもらっています。
月末になると、自動集計された勤怠の様々な時間を労務担当者が確認し、会計担当がそのデータを元に給与計算を行っています。

コミュニケーションの中心は「お知らせ」と「チャット」です。

お知らせは、事業所全体の周知事項を共有する目的で使っていて、発信するメンバーは施設長に限定しています。

チャットは申し送りでも活用しています。これまでは紙のノートに全員が書き込み、申し送り会のタイミングで日直が読み上げ、参加者が自分でメモをしていましたが、聞き間違いや、メモのし忘れなどが発生する問題がありました。

ケアズ・コネクト導入後は申し送り内容をチャットに書き込み、申し送り会では全員が各自のスマホやタブレットを見ながら参加するようになり、確実な申し送りができるようになりました。

｢要確認機能」を活用することで、誰が確認済なのか、未確認者は誰なのかも直ぐに確認でき、抜け漏れ防止にも効果がありました。

これまでは何かあるたびにコピーをしたり、ワープロしたものを印刷してホワイトボードに張り出したり、全員に配布したりしていました。
今はそれらがほんとどなくなりました。
ホワイトボードカレンダーに書き出していた予定も全てケアズに登録されるようになったので、今は白紙になっていますね。
共有パソコンやタブレットなども活用し、全員が自由なタイミング・場所で様々な情報にアクセスできるようになり、且つペーパーレスも進み、ICTの便利さを感じています。

常々、全ての希望が備わったシステムは無いと考えています。
そのようなシステムを求めるなら、自社向けのシステムを大きなお金をかけ作るしかありません。
足りない機能の追加を待ってからICTを導入をするようでは、DX化を進める他の法人と比べ大きな時間ロスが発生してしまいます。
ですので、私たちは導入することを決めたケアズ・コネクトに存在する機能をしっかり把握し、それら機能をいかに活用するかを検討するべきだと考えています。

ケアズ・コネクトには意見収集を行うアンケート機能があります。
私達の法人では、各スタッフの意見を個別にヒアリングするためのアンケートを実施したい機会があり、そのようなご相談をしました。
現状のアンケート機能は公開が前提なるアンケートのため、ケアズ・コネクトでの実現は難しいと感じていましたが、意見交換をする中で「ワークフロー機能」が非公開アンケートとして活用できることがわかりました。
別の仕組みを使って非公開アンケートを実施することを検討していため、ケアズ・コネクトで出来ることがわかり、今後更に活用の幅が広がりそうです。

人事考課が活用できないか検討しています。
既に人事考課を運用しており、長年培ったノウハウや手法がありますが、ケアズ・コネクトの人事考課の良さもありました。
うまく機能活用できればいいなと思いますので、事業所メンバーや営業サポートの方に相談しながら、活用を模索していきたいと考えています。

それから「ヒヤリハット」もケアズで登録できればいいなと思っています。全スタッフの日常にケアズが浸透しましたので、どんどんヒヤリハットを登録して、事故を未然に防ぐ組織づくりに活用できればと思います。