導入事例
デイサービス あおぞら

2021年10月。
3週間程度、一部メンバーでの試験運用を行い、11月中旬より全体運用を開始。

デイサービスあおぞらは、来年(2022年)11月に20周年を迎えます。
20周年にあたり、今後のビジョンを考えたところ、私達の事業所が「職人気質のケアになりすぎているのではないか？」と気づくことがありました。

スタッフそれぞれが長いキャリアを積み、認知症ケアのプロフェッショナルとして活躍してくれている一方、
新しいスタッフは「先輩たちの背中から学ばなくてはいけない」といった状況がありました。
今後、認知症ケア未経験の新しいスタッフにも気兼ねなく入職していただくためには、情報共有やノウハウ蓄積、生産性向上、働きやすくより楽しい現場づくりが必要と考えるようになりました。

機能ではありませんが「フリープラン」があったことは魅力の一つでした。
何事もチャレンジしなければ良い悪いの判断はできないと思いますし、フリープランがあったことでスタッフ達にも「うまく運用できなければ止めよう。だから安心してスタートしよう。」と伝えることもできました。

それから「ステップ導入」という考え方にも共感を覚えました。
私達の事業所はこれまでICT導入があまり進んでおらず、恐怖心もありました。
ですがステップ導入では、使いたい機能を１つずつ順にメニュー表示させることで、スタッフの心理的不安要素を軽減できると考えました。

そのような考え方の上で、チャットやお知らせからスタートし、ICTに慣れてきたタイミングで「勤怠管理」や「ポイント制度」の導入を検討したいと考えています。

担当頂いている社労士からケアズ・コネクトを教えて頂き「３分でわかるケアズ・コネクト」の資料をダウンロードし、フリープランの申込みを行いました。
その後スタッフにケアズ・コネクトを紹介し「はじめよう」と伝えましたが、スタッフから「全スタッフが日常使っているプライベートSNS(チャット)で良いのではないか？」という声があがりました。

その点については、情報漏えいに対するセキュリティの考え方をスタッフに伝えました。

ケアズには、万が一スマートフォンの盗難や紛失があった場合、管理者権限で「山田さんのスマホからはケアズにログインできなくする」という機能が備わっています。
仮にプライベートなチャットでやりとりしていた場合、個人のSNSアカウントを削除・停止してもらうことは難しいです。
事業所の重要な情報をプライベート情報と分離して保護することは、事業運営側としても大切ですし、スタッフを守る意味でも欠かせないと考えました。

顔と名前が一致することはコミュニケーションの第一歩という紹介もありましたので、スタッフの登録と顔アイコンの登録を進めていきました。
「みんな登録やっといてね」ではなく「苦手であれば一緒にやるよ」といったメッセージも伝えながら、徐々に登録が進んでいます。
スマホへのアプリインストールなども同様ですね。
できる人はすぐに出来るし、苦手な方は「私が触ったら壊れちゃうんじゃないかしら？」といった声がでてきますので、得意なスタッフが「大丈夫、一緒にやろうね」といったサポートを大事にしました。

お知らせ、チャット、スタッフ名簿を使用しはじめました。全スタッフの登録が終わり使い始めたばかりですが、まずはチャット機能を重点的に使っていきたいと考えています。「既読機能」は現時点ではOFFにしていますが、まずは慣れ親しむことを大切にしたく「チャットを見ていないから駄目」ではなく、スタッフ全員の理解度を見ながら一歩一歩できることを増やしていきたいと考えています。

事業所として進むべき方向としては間違いないと考えていますが、導入効果を感じられるのはまだまだこれからだと考えています。
丁度、取材のタイミングで「お知らせ」を１つ配信しましたが、6時間程度で全体の2/3のスタッフがお知らせを見てくれていました。情報伝達がスピーディーに出来始めている感覚もでてきています。

情報発信は少し手間がかかりますが、全スタッフの情報格差を無くし、私達のペースでこういったツールへの苦手意識も徐々に払拭できると感じています。

今年2021年は介護記録や情報共有のICTへ第一歩を踏み出しました。
慌てすぎず丁寧に今のステップ進みたいと考えています。
そして次は勤怠管理の省力化、更にはポイント制度の導入などを進め、より良い事業所づくりへ繋げていきます。